Kako prepoznati posluje li vaše poduzeće dobro (i kada je vrijeme za promjene)

Zašto intuicija nije dovoljna

Malo tko sjedne uz kalendar i kalkulator kako bi izračunao koliko je točno sati bilo rezervirano prošlog mjeseca. Većina vlasnika svoj posao vodi intuitivno: „ovaj je mjesec bio mirniji” ili „srijedom uvijek imamo manje rezervacija”.

Problem je u tome što intuicija ne pamti brojke, već dojmove. A dojmove lako mogu iskriviti jedan loš tjedan, vremenske prilike ili obična slučajnost.

Ako koristite sustav za rezervacije, rješenje već imate – samo toga možda još niste svjesni. Svaka rezervacija ujedno je i podatak koji vam pokazuje kako vaš posao zapravo napreduje.

Tri pitanja koja si vjerojatno često postavljate

“Je li ovaj mirniji tjedan razlog za brigu ili samo slučajnost?”
Jedan mirniji tjedan ne mora značiti ništa. Važno je ponavlja li se takva situacija. Ako vam sustav za rezervacije pokazuje da je isti dan u tjednu sve manje popunjen već tri mjeseca zaredom, onda više nije riječ o iznimci, nego o obrascu.

“Trebam li zaposliti još nekoga?”
Zaposliti novu osobu velika je odluka, pogotovo ako se temelji samo na dojmu da „ima previše posla”. Podaci vam mogu dati puno jasniju sliku: koliko vam je sati već rezervirano, koliko klijenata morate odbiti jer je kalendar pun i traje li takva potražnja već neko vrijeme ili je riječ samo o privremenoj gužvi.

“Koja mi usluga zapravo donosi najviše novca?”
Nerijetko se pokaže da usluga koju najviše promovirate nije ona koja vam donosi najviše prihoda ili privlači najviše novih klijenata. Bez podataka takve je stvari lako previdjeti.

Koje pokazatelje vrijedi pratiti

Da biste dobili odgovore na ova pitanja, ne morate pratiti sve odjednom. Usredotočite se na četiri ključna pokazatelja koja možete pronaći u standardnom sustavu za rezervacije:

• Popunjenost kalendara: Koliko je sati rezervirano, a koliko ih je još slobodno. Tako ćete lakše prepoznati manje popunjene dane u tjednu, ali i sezonske oscilacije.
• Prihod po usluzi: Koje vam usluge zaista donose prihod, a ne samo koje se najčešće rezerviraju.
• Novi i stalni klijenti: Raste li vaš posao zahvaljujući novim klijentima ili vjernosti postojećih. I jedno i drugo je dobro, samo zahtijeva drugačiji pristup.
• Uspješnost pojedinih članova tima: Ako radite u timu, ovi vam podaci pokazuju kome je potrebna dodatna podrška, a tko svojim radom privlači najviše klijenata.

Izvještaji i statistike prema vrsti poslovanja 

Pokazatelji koje vrijedi pratiti donekle se razlikuju ovisno o vrsti poslovanja. Izvještaji i statistike frizerskih salona otkrivaju drugačije obrasce ponašanja klijenata od onih u fitness studijima, stoga je važno znati na što se usredotočiti upravo u svojem poslovanju.
Veronika Sľuková, Business Analyst u Notinu

Frizerski saloni i brijačnice
Ključni su popunjenost kalendara i omjer novih klijenata i onih koji se vraćaju. Frizerske usluge obično imaju redovit ciklus povratka klijenata (4 - 8 tjedana). Ako klijenti počnu dolaziti rjeđe, to može biti prvi znak da su otišli drugdje.

Fitness studiji i osobni treninzi
Ovdje se prvenstveno isplati pratiti popunjenost u određenim terminima (jutarnji u odnosu na večernje). Važan je i prihod prema vrsti usluge. Grupni treninzi često ostvaruju sasvim drugačije rezultate od individualnih treninga.

Kozmetički saloni i saloni za nokte 
Dobar pokazatelj je odnos između broja rezervacija pojedinih tretmana i njihove profitabilnosti. Usluga koja oduzima puno vremena nije nužno i najprofitabilnija.

Masaža i wellness
Ovdje su najkorisniji pokazatelji sezonske oscilacije i popunjenost prema dobu dana. Potražnja je često neujednačenija nego u mnogim drugim djelatnostima.

Princip analize podataka isti je u svim djelatnostima. Razlikuje se samo pokazatelj koji vam daje najkorisniji uvid u vaše poslovanje.

Kako brojke pretvoriti u odluke

Podaci su tek prvi korak. Drugi je znati što iz njih zaključiti i kako na temelju njih postupiti. Mnogi upravo tu zapnu jer same brojke neće riješiti problem.

1. Prvo odredite što želite postići
Želite li privući više novih klijenata ili zadržati postojeće? Želite li bolje popuniti mirnije dane ili procijeniti je li vrijeme za zapošljavanje još jednog člana tima? Kada znate što želite postići, znat ćete i koje podatke trebate pratiti.

2. Gledajte obrasce, a ne pojedinačne slučajeve
Jedan slabo popunjen četvrtak ne znači mnogo. Ali ako su četvrtci slabo popunjeni tri mjeseca zaredom, to je već obrazac. I na temelju njega možete donijeti odluku.

3. Uvedite promjenu čiji učinak možete izmjeriti
Nemojte samo reći: „Pokušat ću se više promovirati.” Odlučite se za nešto određeno – primjerice, promociju za određeni dan, prilagodbu rasporeda ili novu uslugu. Kada sljedeći put pregledate rezultate, moći ćete vidjeti je li promjena imala učinka.

Kada vjerovati brojkama, a kada ne

Ne znači svaka promjena u brojkama da trebate nešto poduzeti. Prije nego što na temelju podataka donesete odluku, provjerite tri stvari:

• Ponavlja li se ista situacija najmanje tri mjeseca zaredom? Ako ne, možda je riječ samo o slučajnosti.
• Možete li prepoznati mogući razlog? Mirniji tjedan tijekom blagdana ili sezone godišnjih odmora možda je samo posljedica okolnosti, a ne znak problema.
• Je li promjena dovoljno velika da utječe na poslovnu odluku? Zanimljiv podatak nije uvijek i razlog da nešto poduzmete.

Ako niste sigurni gledate li trend ili iznimku, pričekajte sljedeće razdoblje i ponovno usporedite rezultate.

Malo poduzeće vs veliki tim

Princip ostaje isti. Razlika je samo u tome koliko pokazatelja pratite istovremeno.

Ako radite samostalno ili vodite mali studio, obično je dovoljno pratiti jedan ili dva obrasca. To može biti usluga koja ostvaruje slabije rezultate ili određeni dan u tjednu koji je redovito slabije popunjen.

Kod većeg tima treba pratiti još jednu stvar: rezultate pojedinih članova tima. Ako jedan član tima redovito privlači najviše novih klijenata, ima smisla više ga uključiti u promociju ili mu osigurati više slobodnih termina u kalendaru.

Gdje pronaći ove podatke

Ako koristite sustav za rezervacije Notino Partner, sve ove podatke možete pronaći izravno u aplikaciji, bez potrebe za izvozom podataka ili ručnim izračunavanjem.

U novom odjeljku Statistike možete pronaći:

• Salon – ukupan prihod i broj rezervacija 
• Izvor rezervacije – gdje i kako klijenti rezerviraju termine 
• Popunjenost kalendara – koliko sati je rezervirano, a koliko ih je još dostupno 
• Klijenti – koliko imate novih klijenata, a koliko onih koji se vraćaju
• Tim – rezultati i iskorištenost pojedinih članova tima
• Usluge  – koje usluge se najčešće rezerviraju i koje donose najveći prihod

Gdje pronaći statistike u aplikaciji Notino Partner

1. Otvorite web-aplikaciju Notino Partner.
2. U glavnom izborniku otvorite novi odjeljak Statistike.
3. Odaberite razdoblje koje želite analizirati – tjedan, mjesec ili razdoblje po izboru.
4. Za početak pogledajte tri ključna pokazatelja: popunjenost, prihod i broj nedolazaka na termin.